Pentingnya dokumen Standar Prosedur Operasional (SOP)

Pengertian SOP atau Standard Operating Procedure adalah pedoman prosedural yang dirancang langkah demi langkah yang berfungsi sebagai panduan untuk menjalankan tugas. SOP dapat berisi serangkaian instruksi tertulis, dalam bentuk diagram alir, video atau bahkan dalam bentuk gambar. Manfaat SOP yang dirangkai sesuai tata kerja prosedur dapat membantu karyawan untuk menghindari tumpang tindih pelaksanaan sehingga dapat menghasilkan produk atau layanan yang konsisten, memastikan perusahaan berjalan dengan lancar, serta meningkatkan produktivitas dari bisinis tersebut. Saat ini, SOP tidak lagi disampaikan sebagai dokumen besar yang tergolong tidak praktis, melainkan ditawarkan sebagai alur kerja singkat yang dapat memberikan hasil kerja yang efektif dan efisien. SOP juga dapat disajikan dalam bentuk digital yang hanya dapat diakses oleh unit kerja yang bersangkutan dan dengan otorisasi khusus. Digitalisasi SOP Beberapa manfaat nyata dari SOP yang terdokumentasi dengan baik bagi organisasi adalah:

Digitalise SOP

​Beberapa manfaat nyata dari SOP yang terdokumentasi dengan baik bagi organisasi adalah:

1. Kesiapan untuk Bertumbuh

Checklist

Saat Anda memiliki rencana untuk mengembangkan bisnis (baik secara organik maupun melalui waralaba) dengan meningkatkan jumlah outlet di dalam kota atau diberbagai wilayah di Indonesia, Anda akan merasakan peranan dan manfaat SOP. Anda akan memiliki prosedural sesuai tata kerja yang terdokumentasi dengan baik sehingga dapat mengurangi keterlibatan pimpinan sehingga masing-masing outlet dapat berjalan dengan mandiri dan tidak tergantung oleh manajemen pusat. Setiap outlet dapat menjalankan prosedur standar yang berperan dalam kegiatan sehari-hari seperti prosedur penerimaan karyawan baru dan pelatihan mengenai kegiatan operasional yang sudah didokumentasikan dengan jelas dalam berbagai modul di SOP.

2. Menyederhanakan Pekerjaan Manajemen Pusat

Manajemen Pusat dapat menggunakan SOP sebagai alat untuk membuat indikator teknis administratif seperti rencana audit operasional yang bertujuan untuk memudahkan pemantauan dan evaluasi masing-masing outlet. Karyawan yang bekerja dapat menyelesaikan suatu pekerjaan dengan efektif dan efisien. Ketika seluruh karyawan di perusahaan mengikuti prosedur kerja yang sama terlepas dari lokasi outlet mereka ditugaskan, akan tercipta suatu keseragaman yang dapat menjadi suatu tolak ukur untuk mengukur kinerja. Patokan inilah yang dapat digunakan oleh manajemen SDM sebagai alat penilaian prosedur kerja dan sistem dalam kegiatan operasional setiap karyawannya.

3. Menjaga Kualitas dan Konsistensi Produk atau Layanan Anda

SOP yang berisi cara melakukan pekerjaan dan aktivitas pekerjaan yang berulang dapat menjamin standar kualitas produk dan layanan yang tinggi. Prosedur Operasional Standar dapat menghindari adanya tumpang tindih pelaksanaan tugas bagi setiap karyawan dalam menjalankan tugas dan fungsi dalam perusahaan. Hal ini dapat mengurangi kemungkinan adanya langkah yang terlewatkan atau terjadinya kesalahan lain yang dapat berdampat buruk pada kualitas produk atau layanan. Prosedur standar juga memiliki peran yang dapat membantu karyawan untuk menghadapi situasi-sutasi yang tidak biasa, terutama dalam menangani pelanggan.

4. Perlindungan dari potensi kehilangan Kekayaan Itelektual (IP)

Dengan memiliki dokumen yang berisi serangkaian prosedur langkah atau pelaksanaan proses kerja dalam perusahaan Anda, Anda tidak perlu terlalu khawatir akan kehilangkan karyawan yang sudah berpengalaman untuk memastikan perusahaan Anda dapat terus berjalan. Dalam kata lain, Anda tidak terlalu mengandalkan pengetahuan dan keahlian individu karena setiap karyawan baru memiliki pengetahuan yang sama untuk menjalankan perusahaan Anda.

Dokumentasi prosedur kerja sangat mengurangi risiko kehilangan kekayaan intelektual yang telah dikembangkan oleh karyawan selama mereka bekerja. Kualitas produk dan layanan Anda tetap konsisten tanpa terpengaruh oleh risiko pengurangan karyawan, tindakan pencurian, karyawan yang pensiun atau mengundurkan diri, sehingga memungkinkan perusahaan Anda untuk berjalan seperti biasa. Meskipun peranan karyawan sangat penting dalam perusahaan besar mana pun, SOP yang ditulis secara komprehensif dapat membantu menjamin seluruh kekayaan intelektual dan proses kerja yang sangat berharga tetap berada di dalam perusahaan Anda.

 

5. Mengurangi Kurva Pelatihan (Waktu yang dibutuhkan untuk Melatih Karyawan Baru)

Dokumen pelatihan seringkali disusun dengan menggunakan SOP sebagai landasan utama. Untuk pekerjaan yang berulang ulang dan sederhana, SOP sangat berharga karena dapat digunakan sebagai perangkat pelatihan On-boarding bagi karyawan baru sehingga dapat mengurangi waktu pelatihan yang dibutuhkan. Hal ini dapat membantu Anda untuk melakukan penghematan biaya dan memudahkan pengawasan bagi seluruh karyawan Anda. Selain itu, karyawan baru dapat menjadi lebih percaya diri dalam menjalankan tugasnya karena adanya arahan jelas yang tertulis.

Format Dokumentasi SOP

Terdapat berbagai macam format yang dapat Anda gunakan dalam pembuatan SOP di perusahaan Anda.

1. SOP sistematis

Format SOP sistematis merupakan SOP yang disusun sesuai dengan kronologis untuk menyelesaikan pekerjaan.

2. SOP terhadap Pekerjaan

Bagi perusahaan yang memiliki berbagai proses yang melibatkan berbagai departemen berbeda yang diulang secara sistematis dan bukan berbasis skenario atau diagram alir, maka setiap alur kerjanya dapat didokumentasikan secara individual dan kemudian digabungkan ke dalam proses yang berbeda.

Contoh:

3. Format Hierarki

Sama dengan SOP sistematis yang menjelaskan setiap langkah dalam suatu proses (Contoh: Langkah 1, 2, 3, dsb), format hierarki mencakup langkah yang sama namun secara lebih rinci (Contoh: Langkah 1a, 1b, 2a, 2b, 3a, 3b). Format ini lebih banyak digunakan jika sistem yang disusun memerlukan lebih banyak.

4. Format Diagram Alir

Format bagan alir paling baik digunakan saat menjelaskan SOPS yang mungkin memiliki beberapa hasil di berbagai titik alur kerja.

Contoh:

5. SOP berbasis video

Beberapa industri tertentu memerlukan SOP yang berfokus pada peragaan langkah dibandingkan dengan SOP tertulis sehingga SOP berbasis video dan foto lebih diminati. Pada format ini, konten SOP tetap diatur menggunakan format lain seperti: Sistematis, terhadap Pekerjaan, Hierarki, atau Diagram Alir.

6. SOP kompleks yang mencakup berbagai departemen dan fungsi bisnis

Saat mendokumentasikan seluruh operasi perusahaan, Anda memerlukan penggabungan seluruh cara yang berbeda untuk mendokumentasikan berbagai metode proses pendokumentasian.

Menjaga SOP selalu diperbarui dan Terkini

Faktor internal dan eksternal dapat sangat mempengaruhi bagaimana hal-hal dilakukan dalam suatu unit kerja. SOP harus relevan karena memiliki peran penting yang digunakan secara rutin dalam operasi sehari-hari untuk memastikan konsistensi dalam pelaksanaan proyek. Idealnya SOP harus selalu diperbarui dan setiap perubahannya dikomunikasikan kepada seluruh karyawan. Namun pada kenyataannya, hal ini terkadang sulit untuk dilakukan karena proses untuk memperbarui dan mengkounikasikan perubahannya merupakan proses yang rumit. Bayangkan waktu dan tenaga yang diperlukan untuk mengubah konten SOP, mencetak dan mengirimkannya kepada setiap outlet yang Anda miliki. Prosesnya tidak sampai disana, Anda harus mengkomunikasikan perubahan yang dilakukan dan melakukan pemeriksaan pada setiap outlet untuk memastikan SOP yang diterima sudah digunakan dan diketahui perubahannya.

Saat ini, seluruh proses melelahkan dapat dihilangkan jika SOP didokumentasikan pada platform digital. Ini berarti setelah setiap pembaruan yang dilakukan dalam SOP, setiap karyawan dan seluruh anggota dalam bisnis Anda akan mendapatkan informasi mengenai pembaruan. SOP digital adalah masa depan dalam pengelolaan dan implementasi SOP.

Ahli dalam dokumentasi SOP

Tidak ada yang mengetahui bisnis Anda lebih baik daripada tim Anda sendiri. Namun, terkadang, Anda memiliki kesulitan untuk memilih titik awal untuk mulai mendokumentasikan dan akan menjadi jauh lebih mudah jika Anda memiliki kerangka SOP yang sesuai dengan bisnis Anda. Dalam situasi ini, Anda dapat mempertimbangkan Template SOP GO-DIY Astreem. GO DIY adalah program yang dapat membantu Anda mengidentifikasi Template SOP yang paling sesuai untuk bisnis Anda dan menawarkan layanan konsultasi untuk membantu Anda mengisi celah yang tidak tersedia di template.

Jika Anda tidak ingin menyelesaikan sendiri seluruh proses dokumentasi atau jika Anda tidak memiliki ahli SOP dalam tim Anda, Anda dapat mempertimbangkan untuk menggunakan layanan konsultasi SOP Dokumentasi yang ditawarkan oleh ahli SOP di Astreem untuk bekerja sama dengan Anda. Kami dapat membantu Anda untuk meringankan beban dalam mendokumentasikan seluruh proses penting pada bisnis Anda.

Cari tahu lebih lanjut bagaimana konsultan Astreem dapat membantu menyederhanakan proses dokumentasi SOP Anda.

Related Articles

Strategi Pengembangan Bisnis Waralaba

Strategi Pengembangan Bisnis Waralaba

Setiap bisnis adalah unik dan memiliki konsep dan rencana bisnisnya sendiri. Sama halnya dengan pengembangan sistem waralaba, setiap bisnis perlu untuk mengembangkan strateginya masing-masing yang pastinya dibutuhkan usaha yang berbeda dengan bisnis lainnya. Meskipun...

read more
Zenbu | House of Mozaru

Zenbu | House of Mozaru

Food & BeveragesDengan menggunakan tagline House of Mozaru, Zenbu menjadi surga para pecinta baked rice dengan topping mozzarella tersebut. Selain Mozaru, Zenbu juga memiliki berbagai varian menu makanan Jepang modern seperti sushi, udon, okonomiyaki, teppanyaki, dan...

read more
Hangry | Autopilot Franchise

Hangry | Autopilot Franchise

Food & BeveragesHangry adalah restoran dengan berbagai macam brand (Moon Chicken, SanGyu, Kopi Dari Pada, Nasi Ayam Bude Sari dan Ayam Koplo) yang terfokus pada layanan pesan antar dengan menyajikan menu beragam. Ketika kita merasa lapar dan butuh makanan, kita...

read more

Speak to our consultants today