7 Langkah membuat Audit Operasional yang Lebih Baik

Tujuan dari audit operasional adalah untuk meningkatkan kinerja operasional unit bisnis (outlet) dalam perusahaan Anda. Baik Audit operasional internal maupun eksternal, audit operasional dapat membantu memastikan efisiensi dan efektivitas dalam manajemen bisnis yang sukses. Namun, audit operasional hanya akan berguna jika dirancang dengan benar, memiliki perencanaan yang jelas, diterapkan dengan mudah, dan dapat memberikan informasi yang dapat digunakan untuk membantu tim manajemen dalam membuat keputusan. Program audit operasional dirancang untuk menentukan standar operasional, meningkatkan layanan pelanggan, dan kepatuhan terhadap prosedur kerja. Jika Anda sedang melakukan pengembangan usaha baik di dalam negeri maupun di luar negeri, sangatlah penting untuk memiliki rencana dalam memastikan kualitas yang konsisten dalam pelayanan dan manajemen.

Kemampuan memastikan konsistensi dan kualitas adalah kunci utama untuk pertumbuhan bisnis yang berkelanjutan. Artikel ini memberi Anda panduan 7 langkah mudah untuk mengembangkan program audit operasional yang lebih baik yang mudah dikelola dan diterapkan.

 

Langkah 1: Mulailah dengan Mengapa

Seperti halnya dalam menentukan tujuan, langkah pertama untuk perencanaan metode audit adalah dengan menanyakan ‘Mengapa’. Anda perlu untuk mendefinisikan tujuan dari program audit secara keseluruhan dengan menentukan area kepatuhan utama yang akan dicakup dan kriteria Key Performance Indicator (KPI) yang akan membantu manajer operasi merancang rencana audit operasional yang lebih efektif dan efisien.

Sebagai contoh:

  • Apakah Anda ingin mengetahui tingkat kepatuhan karyawan Anda dengan standar perusahaan?
  • Apakah Anda ingin mengetahui tingkat pelayanan pelanggan di berbagai outlet?
  • Apakah Anda ingin mengevaluasi standar kebersihan outlet Anda?
  • Apakah Anda ingin memeriksa penyelesaian proses operasional?
  • Apakah outlet Anda mengikuti kebijakan pembelian dan penyimpanan barang?

Apa pun kebutuhan audit Anda, tujuan audit operasional perlu didefinisikan dengan jelas untuk memperoleh manfaat dari audit operasional yang efektif.

 

Langkah 2: Identifikasi Area Audit

Setelah tujuan ditetapkan, Anda perlu mengidentifikasi semua kriteria pada area Key Performance Indicator (KPI) yang perlu dilakukan. Anda dapat mengelompokkannya ke dalam area wajib yang akan akan dicakup. Jika Anda ingin mengaudit kepatuhan karyawan terhadap standar perusahaan, Anda perlu mengidentifikasi semua hal dan kebijakan yang dapat memengaruhi persepsi merek Anda. Sebagai contoh:

  1. Identitas Perusahaan dalam Outlet
  2. Penampilan Karyawan
  3. Pengalaman pelanggan
  4. Penanganan Keluhan Pelanggan

 

Langkah 3: Identifikasi siapa yang melakukan audit

Secara umum, sebuah bisnis atau perusahaan memiliki 3 macam peran yang terlibat untuk melakukan audit, yaitu:

1. Auditor Internal Lapangan: Manajer Outlet atau Manajer Area perusahaan.

Menggunakan Auditor Internal Lapangan merupakan cara yang paling hemat biaya untuk melakukan audit operasional. Akan tetapi, auditor internal lapangan dapat menjadi tidak akurat karena auditor internal lapangan merupakan bagian dari tim dalam perusahaan itu sendiri.

2. Auditor Internal Khusus: Personel perusahaan yang tugas utamanya adalah melakukan audit operasional.

Untuk mendapatkan mutu yang lebih baik, Anda di sarankan untuk memiliki tim Auditor Internal Khusus yang didedikasikan untuk melakukan audit operasional sehingga dapat memberikan informasi hasil evaluasi audit operasional yang lebih tidak bias; namun karena opsi ini memerlukan tim operasi terpisah yang didedikasikan khusus untuk melaksanakan dan memelihara segala jenis audit, metode ini lebih cocok digunakan untuk perusahaan yang lebih besar dengan sumber daya yang lebih banyak.

3. Auditor Eksternal: Auditor dari Pihak Ketiga yang terlibat untuk melakukan audit operasional.

Menggunakan Auditor Eksternal untuk menilai efisiensi laporan keuangan dan melakukan audit operasional pada perusahaan Anda dapat menjadi solusi yang baik untuk membantu mengurangi konflik kepentingan yang mungkin timbul dengan menggunakan tim internal lapangan. Selain itu, Auditor Pihak Ketiga dapat menghindari biaya tinggi gaji bulanan yang diperlukan jika Anda memiliki tim Auditor Internal Khusus. Tujuan utama dari menggunakan Auditor Eksternal adalah untuk mengurangi bias, sehingga laporan audit operasional dan hasil pemeriksaan sesuai dengan kriteria KPI audit.

Astreem Consulting menyediakan layanan Auditor Pihak ketiga untuk membantu Anda melakukan audit. Tim Astreem yang berpengalaman dalam pengembangan program audit dan melakukan audit operasional & merek untuk berbagai bidang industri seperti F&B, Pendidikan & Ritel.

 

Langkah 4: Merancang Pertanyaan Audit

Perancangan pertanyaan audit bergantung pada beberapa faktor:

  • Siapa yang melakukan audit: Jika anggota tim lapangan melakukan audit operasional, Anda sebaiknya merancang pertanyaan audit yang sederhana dan singkat.
  • Jenis pertanyaan yang diajukan: Pertanyaan audit harus dituliskan sudut pandang pencatatan fakta (obyektif) daripada meminta pendapat (subjektif). Pernyataan dengan jawaban Ya / Tidak atau dengan sistem penilaian adalah format pertanyaan audit yang paling umum digunakan.
  • Frekuensi audit: Pengembangan audit wajib disesuaikan dengan perencanaan frekuensi audit yang akan dilakukan. Jika Anda akan mengunjungi outlet setiap hari, audit yang digunakan biasanya lebih singkat dan Anda dapat memvariasikan bagian yang dibahas. Tetapi jika frekuensinya hanya setiap quartal atau semester, Anda dapat merancang audit yang lebih komprehensif untuk mencakup berbagai aspek audit operasional. Hal ini dapat membantu Anda untuk memperoleh laporan atau informasi yang lebih jelas sehingga dapat membantu Anda untuk melakukan perbaikan pada temuan-temuan pada saat melakukan audit operasional. Selain audit operasional, Anda dapat juga melakukan audit pada laporan keuangan untuk mengetahui kondisi finansial outlet Anda.

 

Langkah 5: Melakukan Audit

Sebelum melakukan kegiatan pemeriksaan dan melakukan evaluasi audit Anda, Anda perlu memutuskan metode mana yang akan digunakan untuk melakukan audit yang sesuai untuk menilai efisiensi operasi manajemen bisnis Anda. Pada umumnya, lembar kerja Excel atau hard copy fisik biasanya digunakan untuk melakukan Audit. Akan tetapi, Auditor tidak dapat membandingkan hasil audit operasional dengan laporan keuangan secara langsung sehingga diperlukan waktu yang cukup banyak untuk menilai hasil audit operasional dan mengevaluasi laporan keuangan dan kemudian menggabungkannya. Aktivitas ini sangatlah memakan, dimana manajer Anda akan berfokus pada rekonsiliasi temuan dan pelaporan sehingga manajer Anda menjadi kurang efisien dalam melakukan tahap perbaikan dan pekerjaan inti yang dimiliki.

Masalah lain terjadi dapat ketika Anda perlu menyusun laporan dari catatan periode lalu untuk mengevaluasi kinerja lintas periode – aktivitas ini juga memakan waktu, terutama auditor yang memiliki tanggung jawab lain. Masalah ini dapat diselesaikan dengan menggunakan alat audit online seperti Tree AMS (Sistem Manajemen Otomatis). Sistem operasi ini akan sangat membantu Auditor Anda untuk menerima informasi secara online, memperoleh laporan yang berbeda antar periode, dan membandingkannya dengan KPI yang sudah ditentukan. Waktu yang diperlukan untuk pengumpulan data oleh Auditor di perusahaan Anda akan sangat berkurang sehingga efektivitas dan efisiensi untuk melakukan perbaikan dari hasi temuan audit menjadi lebih baik.

 

Langkah 6: Menganalisa Hasil Audit

Tujuan dari sistem audit operasional adalah memberi untuk Anda laporan dan informasi mengenai kinerja dan kondisi operasional di berbagai bidang utama dalam perusahaan Anda. Kegiatan audit dapat menganalisa dan membandingkan kinerja perusahaan Anda dan melakukan perbaikan terhadap temuan yang diperoleh saat melakukan audit.

Misalnya, jika outlet tertentu secara konsisten menunjukkan skor audit yang buruk dalam Audit Layanan Pelanggan, maka dapat dilakukan tindakan untuk mengidentifikasi masalah pada sistem operasi di outlet tersebut. Jika karyawan Layanan Pelanggan dinilai kurang, maka dapat dilakukan kembali pelatihan karyawan dan dapat diuji hasilnya dengan melakukan audit pasca pelatihan untuk menilai kondisi layanan setelah karyawan menerima pelatihan tambahan tersebut.

 

Langkah 7: Meningkatkan Program Audit

Langkah penting terakhir adalah untuk memastikan bahwa program audit tetap relevan dengan tujuan manajemen perusahaan Anda. Perlu dilakukan evaluasi rutin untuk meningkatkan kualitas dan menjaga program audit operasional yang dijalankan tetap sesuai.

Sebagai kesimpulan, tujuan dari program audit operasional bagi setiap perusahaan adalah untuk memberikan pelaporan dan kondisi setiap outlet sehingga pihak manajemen dapat melakukan kebijakan seperti mengambil tindakan khusus yang dapat memberikan hasil kinerja karyawan yang efektif dan efisien. Audit operasional adalah salah satu cara terbaik untuk meningkatkan dan mempertahankan manajemen dalam perusahaan Anda.

Need a more tailored approach?

Speak to our team about our full suite of capabilities and develop a bespoke project.

Related Articles

Strategi Pengembangan Bisnis Waralaba

Strategi Pengembangan Bisnis Waralaba

Setiap bisnis adalah unik dan memiliki konsep dan rencana bisnisnya sendiri. Sama halnya dengan pengembangan sistem waralaba, setiap bisnis perlu untuk mengembangkan strateginya masing-masing yang pastinya dibutuhkan usaha yang berbeda dengan bisnis lainnya. Meskipun...

read more
Zenbu | House of Mozaru

Zenbu | House of Mozaru

Food & BeveragesDengan menggunakan tagline House of Mozaru, Zenbu menjadi surga para pecinta baked rice dengan topping mozzarella tersebut. Selain Mozaru, Zenbu juga memiliki berbagai varian menu makanan Jepang modern seperti sushi, udon, okonomiyaki, teppanyaki, dan...

read more
Hangry | Autopilot Franchise

Hangry | Autopilot Franchise

Food & BeveragesHangry adalah restoran dengan berbagai macam brand (Moon Chicken, SanGyu, Kopi Dari Pada, Nasi Ayam Bude Sari dan Ayam Koplo) yang terfokus pada layanan pesan antar dengan menyajikan menu beragam. Ketika kita merasa lapar dan butuh makanan, kita...

read more

Speak to our consultants today